1. 接收招标邀请 (Receive Tender Invitation)

• 认真阅读邀请函，了解项目的基本信息和要求，包括规模、地点、预算和工期等。

• 评估公司是否具备投标资格，确保拥有必要的资质、经验和资源。

• 决定是否参与投标，综合考虑项目的潜在风险、收益和市场竞争状况。

2. 获取招标文件 (Receive Tender Document)

• 确保收到所有必要文件，包括设计图纸、技术规范和合同条款等，以便避免因文件缺失而影响投标。

• 留意文件的保密要求，确保敏感信息不被泄漏。

• 记录收到文件的日期和方式，便于后续的管理和跟踪。

3. 文件审核 (Document Checking)

• 检查文件是否完整，包括所有附件和附录，确保没有遗漏。

• 确认图纸和技术规范是最新版本，避免由于版本不一致而产生的问题。

• 若发现任何缺失或不一致，应立即与招标方联系以获取澄清。

4. 投标文件的存储 (Document Storage)

• 建立安全的存储系统，可以是物理文件柜或加密的电子存储，确保信息安全。

• 限制文件的访问权限，仅允许相关人员查阅，以维护信息的机密性。

• 建立文件借阅和归还的记录系统，确保文件管理的规范化。

5. 其他文件的归档 (Archiving Other Documents)

• 创建系统化的文件结构，便于快速查找和更新，提高工作效率。

• 归档所有相关的通信记录和会议纪要，确保信息的完整性。

• 定期更新和维护档案，以反映最新的情况，保证档案的准确性。

6. 招标补充文件和澄清 (Tender Addendum & Clarification)

• 密切关注所有补充文件，及时将其纳入投标准备中，确保信息的准确性。

• 积极提出需要澄清的问题，但要注意措辞和时机，避免引发不必要的误解。

• 记录所有澄清内容，确保团队所有成员都充分了解最新信息，从而保持信息的一致性。

7. 向分包商询价及接收报价 (Inquiring Subcontractors for Quotes)

• 制定清晰的询价文件，确保分包商理解要求和报价标准。

• 设定合理的报价截止日期，确保有足够的时间进行分析和比较。

• 仔细比较和分析收到的报价，确保选择性价比最高的方案，降低项目风险。

8. 工程量计算 (Measurement)

• 严格按照香港标准方法计量（HKSMM）进行计算，确保计量的规范性与准确性。

• 使用专业软件提高效率和准确性，减少人为错误。

• 进行多人交叉检查，确保计算的准确性，降低潜在风险。

9. 准备投标报价和技术文件 (Prepare Tender Pricing & Technical Document)

• 基于准确的成本估算制定具有竞争力的报价，确保报价的合理性。

• 编写详细的技术方案，展示公司的专业能力和创新性，以提高中标的可能性。

• 确保所有文件符合招标要求，并格式正确，避免因格式问题影响评审结果。

10. 招标期间的管理 (During Tender Period)

• 定期召开内部会议，跟进投标进度和遇到的问题，确保团队有效协作。

• 密切关注市场动态和竞争对手情况，灵活调整策略以应对变化。

• 及时沟通，确保所有相关信息的传递和共享，以提高工作效率。

11. 最终审核 (Finalization - Final Submission)

• 全面检查所有文件，确保无误，避免低级错误影响投标结果。

• 组织内部评审会，进行模拟答辩，提升团队的信心和准备程度。

• 准备所有必要的签名和盖章，确保提交的合规性。

12. 提交后 (After Submission)

• 确保按时按要求提交所有文件，避免因延误而影响中标。

• 准备可能的补充说明或答辩，展示公司的专业性和应变能力。

• 进行项目复盘，总结经验教训，以便为未来的投标做好准备。

13. 中标通知 (Tender Awarded)

• 仔细审阅中标通知，了解下一步流程和要求，确保项目的顺利启动。

• 开始组建项目团队，制定执行计划，明确各项职责与任务。

• 与业主进行初步沟通，为项目启动做好准备，建立良好的合作关系。

结语