如何处理Tender Document：实用指南

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处理招标文件：实用指南

招标过程是建筑和工程行业中一项复杂而重要的任务。本文旨在提供一个详细的指南，帮助您高效地管理和优化此过程。

文件转换与整理

首先，招标文件（Tender Document）通常以.pdf.p7s格式接收，这是一种带有数字签名的PDF文件。要使其可用，需使用数字签名软件，如Dsigner，将其转换成标准PDF格式。

步骤如下：

使用Dsigner打开.pdf.p7s文件。

执行转换操作，获得无签名的PDF文档。

完成转换后，您将得到多个PDF文件。这些文件需要根据项目目录整合成一份完整的招标文件。重点要注意备份原始的纸质文件（Hard Copy），以防丢失。

制作招标简报（Tender Brief）

鉴于招标文件可能超过1000页，为了便于决策层快速了解，需要制作一份招标简报。这份简报应包含招标文件的核心内容，特别是重要信息的总结。

拆分工程量清单（BQ）

接下来的重要任务是对工程量清单（Bill of Quantities, BQ）进行细分。具体而言，要将报价单、图纸、规格说明书（Specification）、前言（Preambles）明确分配给相应的判头(sub-contractors)。值得注意的是，未将BQ适当细分将影响判头的报价决策，并可能损害公司的专业形象。

文件归类与云端上传

细分后的报价单、图纸、规格说明书（Specification）、前言（Preambles）等，需分类整理并上传到云端硬盘。同时，创建一个链接列表（Link List），记录每个文档的云端link。此外，还需准备不同建筑项目判头的联系list，包括招标项目项、电子邮件地址和电话等。把上述内容准备好后，就可以开始send email给判头。

一份招标工作中，上述的内容可能要重复多次，因为我们很有可能会收到Tender addendum，每收到一次，就很有可能重新上述内容一次。

沟通与跟进

我们可能会收到业主的Tender query ,我们要把tender query进行拆分，通过email发给对应的判头。同时我们可能收到判头的问题,关于这个项目存在的问题。接着我们要把这份tender document存在的问题和判头反馈的问题收集起来，写一份TQ给业主，让业主给我们解答。这个过程也会重复多次的，接下来我们会收到判头给的报价单。同时，我们可能要打电话追他们给报价。

报价单处理

收到判头的报价单后，先按照部门规定进行归档，然后开始Quotation Comparison（报价比较）。目的是对同一招标项下的报价进行分析，选出最佳报价。

最终提交

最终提交（Final Submission）前，包括BQ printing and checking,compare final submit price ,tender summary sheet等重要步骤。同时，需准备交付业主的电子版和纸质版标书。电子版可以通过光盘、U盘或链接形式提交，纸质版则需要按照标书目录整理、封箱，并拍照记录。

提交记录

最后一步是在规定时间内将标书提交至指定位置，并拍照留档，确保有提交的证明。

这个结构化的指南旨在帮助管理和优化招标文档处理过程。通过采用系统化的方法，可以提高效率，保证项目按时、按预算推进。此外，保持与判头的有效沟通，确保所有报价和文件都能准确无误地处理，对于赢得标书至关重要。尽管我已经力求完整和准确地表达我的观点，但我深知自己的认识可能还有不足之处，非常欢迎各位的建议和补充。

个人看法：在这个流程中，我看到很多可重复操作的动作，何不使用程序来代替重复的动作呢？比如：1.tender brief制作优化，使用定制AI机器人，目前市面上的机器人是具备阅读PDF的能力，只需要你的几个提问，就可以知道Tender document中的内容，并告诉在第几页。testing结果如下：

2.BQ拆分，使用专业的建筑工程软件，如Autodesk Quantity Takeoff、CostX等软件，以简化和标准化BQ细分过程。上面的软件在中国大陆市场很普遍的使用，准备尝试test。

3.度数，程序化。准备尝试test.

这个过程可以减少很多人力成本，用程序化来代替人力。